Das papierlose Büro – das Büro der Zukunft

Das papierlose Büro – was ist das eigentlich konkret?

Im Prinzip ist die Bezeichnung relativ selbsterklärend: Der Papierbedarf im Büro wird minimiert, weil immer mehr Arbeitsprozesse digital ablaufen. Briefe und Rechnungen werden nicht mehr länger auf Papier verschickt, sondern als E-Mail. Kundendaten werden in einer Datei gespeichert, statt in Aktenordnern und Notizen hält man in bestimmten Tools fest – Notizzettel müssen also nicht mehr gesammelt werden. Papier sowie viele Büroutensilien wie Briefumschläge und Dokumentenordner werden zunehmend überflüssig. Das kommt der Umwelt zugute, spart Kosten für Materialien und bringt eine Reihe von weiteren Vorteilen mit sich, die viele Unternehmen überzeugen, den Weg für ein digitales Büro zu ebnen.

Nachhaltig, effizient und zeitgemäß

Dadurch, dass Unmengen an Papier eingespart werden, ist ein papierloses Büro nachhaltig und umweltfreundlich. Das allein ist aber nicht der Grund, warum immer mehr Unternehmen ein digitales Büro anstreben. Ein noch überzeugenderes Argument dürfte für viele Firmen die Tatsache sein, dass ein papierloses Büro die Arbeitseffizienz und Produktivität steigert. Mitarbeiter müssen sich fortan nicht mehr länger in dunkle Keller begeben, um aus verstaubten Regalen Aktenordner herauszusuchen. Stattdessen befinden sich die gesuchten Dokumente direkt auf dem Laptop oder Computer. Ähnlich verhält es sich mit Außendienstmitarbeitern und Angestellten im Kundenservice: Sie können, auch beim Kunden vor Ort oder aus dem Home-Office, jederzeit schnell und einfach auf benötigte Informationen zugreifen. Bei einem digitalen Büro können sich sich Daten in einem zentralen Cloudsystem befinden, sodass jeder Mitarbeiter mehr oder weniger, gemäß seiner Berechtigungen, alles einsehen kann.

Das papierlose Büro ist also äußerst praktisch und kommt der Wettbewerbsfähigkeit zugute. Im Zuge der Corona-Pandemie waren viele Unternehmen gezwungen auf Home-Office umzustellen. Die zentrale Datenspeicherung wirkt sich positiv aus, wenn ein Mitarbeiter ausfällt und ein anderer seine Aufgaben übernehmen muss. Statt sich mühsam durch Papierberge zu quälen, um sich einzuarbeiten, kann die Vertretung auf alle benötigten Daten bequem in der Cloud zugreifen. Des Weiteren erleichtert das papierlose Büro die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens auch über örtliche Grenzen hinaus: Zweigstellen und externe Mitarbeiter sind durch die Anbindung an die Cloud in Sekundenschnelle optimal vernetzt. Auch die Zusammenarbeit mit Unternehmen anderer Branchen wird durch die digitalen Prozesse enorm erleichtert. In der heutigen Arbeitswelt ist es von Vorteil, mit der Zeit zu gehen, um in Sachen Wettbewerbsfähigkeit nicht hinterherzuhinken.

Das papierlose Büro: So funktioniert es

Wichtig, um das Büro nach und nach zu digitalisieren, ist ein leistungsstarker Dokumentenscanner. Hier sollte man nicht am falschen Ende sparen, schließlich soll dieses Gerät künftig alle Dokumente und Belege schnell und einfach in die digitale Cloud transportieren. Vor allem eine WLAN-Funktion sollte der Drucker haben, um flexibel genutzt werden zu können. Mindestens genauso wichtig ist der Cloud-Dienst – großer Beliebtheit erfreuen sich die Dropbox und Google Drive, die auch hinsichtlich der Sicherheit höchste Ansprüche erfüllen. Bei diesen Diensten kann man Mitarbeitern gemäß ihrer Position gewisse Rechte einräumen und so genau festlegen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Vorteilhaft ist, dass die Daten von verschiedenen Angestellten gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden können. Generell wichtig, um den Schritt zum papierlosen Büro zu gehen, sind Disziplin und Beharrlichkeit. Anfangs müssen zahllose Dokumente eingescannt werden, ist dies geschafft, muss konsequent am Ball geblieben werden, um fortan den Papierverbrauch auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Das Gute: In der heutigen digitalen Welt gibt es genügend Geräte, Programme und Tools, die digitales Arbeiten ermöglichen und die Arbeit insgesamt erleichtern.

Digitale Helfer für ein papierloses Büro

Leistungsstarke Kommunikationstools, wie Microsoft Teams und Slack sowie Messenger-Dienste, wie Skype erleichtern die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten in einem papierlosen Büro. Apple Pencil, Goodnotes oder Notion und Notability heißen digitale Helfer, die es ermöglichen digitale Notizen zu erstellen und eine Vielzahl weiterer nützlicher Funktionen mit sich bringen. Mit solchen Programmen lassen sich zum Beispiel digitale Personalakten und Urlaubskalender erstellen. Auch Rundschreiben werden auf diesem Wege an alle Mitarbeiter verteilt und neue Angestellte erhalten darüber Informationen, die ihnen den Start im Unternehmen vereinfachen. Für nahezu jede Aufgabe im Büro gibt es mittlerweile Tools und Softwarelösungen – und ständig kommen neue dazu. Das gilt beispielsweise auch für das Thema Rechnungen – eine entsprechende Software vereinfacht das Erstellen von Rechnungen, überwacht die Fälligkeiten und versendet gegebenenfalls automatisch Mahnungen. Die Möglichkeiten sind schier grenzenlos.

Quellen

https://digitales-unternehmertum.de/das-papierlose-buero-so-geht-es/#Ein_guter_Dokumentenscanner_als_Basis_fuer_das_papierlose_Buero

https://sevdesk.de/blog/papierloses-buero/

https://www.placetel.de/blog/das-papierlose-buero

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